M A N A F U *

MANAFU*

Cum să avem întâlniri eficiente când lucrăm de acasă

Atât în agenția WebDigital, cât și în toate celelalte proiecte pe care le-am dezvoltat, am cultivat și construit cultură muncii “remote” (la distanță) încă din etapele incipiente ale inserției oamenilor în organizație. Chiar a fost necesară o distincție specială când am implementat și “lunea liberă”, în care am precizat că “lunea liberă” nu e “remote”, ci o zi de weekend.

Dar, chiar și așa, diferență între “partial remote” și “toată lumea remote” este o noutate chiar și pentru noi. Mai ales că acum nu e nevoie să forțăm întâlnirile “remote” și să justificam sporul lor de productivitate, dar cel puțin de timpul câștigat pe drum și de costurile implicate întâlnirii fizice, acestea se întâmplă acum forțat de circumstanțe.

În plus, au apărut întâlnirile 1 la 1 între colegi și întâlniri între toți membrii echipei pentru conectare sau cele de tip “staff meeting. Toate s-au mutat integral online. Și aici apăr provocările.

La ce trebuie să ne uităm ca să scoatem cât mai mult din ele? Pentru a menține eficiența și productivitatea trebuie să ne ferim de gândul acela din “bătrâni”: “this meeting should have been an e-mail”.

Pentru a fi eficienți, mă gândesc la patru componente de care ar trebui să ținem cont, un fel de checklist pentru întâlnirile remote: numărul de oameni care participă, cine sunt cei care participă la întâlnire și care este relația lor cu tine, tehnologia folosită la întâlnire, tipul și conținutul livrat în întâlnire.

Sigur că aceste aspecte sunt interconectate, însă trebuie analizate și separat pentru a avea cele mai multe șanse la o productivitate mărită și a beneficia la maximum de tehnologie.

Ascultă pe Anchor.FM podcast-ul special creat de Ionuț Munteanu pentru acest articol.

Începem prin setarea cadrului. În funcție de numărul de oameni și de cât de apropiați sunt aceștia de noi, de cât de formali sau informali trebuie fim în relația cu ei. Trebuie să ne întâlnim cu un coleg sau cu un client nou, cu mai multe persoane sau cu una singură? Dacă sunt persoane “cunoscute” cu care ne-am întâlnit sau sunt persoane pe care nu le-am întâlnit nicioadata live și ne “cunosc” pentru prima oară. Aceleași reguli se aplică pentru întânirile remote și cele live deopotrivă.

Prima întâlnire este importantă, prima impresie contează. De aceea, trebuie să te “aranjezi” înainte de întâlnire, asemenea unei întâlniri fizice. Nu vreau să intrăm în zona fashion, dar o cămașă merge în astfel de situații mai mult decât un tricou. Și mai ales dacă te întâlnești cu mai mulți reprezentanți ai unui client.

Dacă te întâlnești cu un coleg poți și este pe “picior de egalitate”, poți să renunți la o parte din machiaj sau la cămașa. Dar chiar și așa, o întâlnire în pijama cu un fundal în care se vede patul nefăcut nu e chiar cel mai productiv mesaj.

În funcție de cadrul avut, putem să alegem și soluția tehnică folosită, dar și echipamentul. Și când mă refer la soluția tehnică mă refer la hardware și software, fără a lasă niciuna în urmă. Evident că o conexiune la internet este esențială, dar la fel de important sunt sunetul, lumina, cameră și soft-ul folosit.

Cea mai frustrantă și neproductivă parte într-o întâlnire remote este aceea care începe cu “nu te aud”, “se aude aiurea rău”, “iar te-ai deconectat”, “e întuneric”, “ești în contre-jour”, “te văd de la gât în jos” sau “nu mă descurc cu Skype, nu l-am mai folosit niciodată”. Pentru a evita astfel de situații trebuie să faceți câteva teste înainte de o întâlnire și să va familiarizați cu soluțiile software.

Ești cel care stabilește întâlnirea? Teoretic ai avantajul de a alege, însă important când alegi este să ții cont și de familiaritatea interlocutorul tău cu soluția aleasă, că altfel revenim la problemele de mai sus. Când nu alegi tu soluția, dă o fugă pe YouTube, vezi un scurt tutorial și instalează aplicația. Cu cât ești mai pregătit să o folosești, cu atât te asiguri că nu frustrezi interlocutorul în primele 10 minute. Și iar testează, pune un prieten să intre cu tine într-o discuție înainte de întâlnirea propriu-zisă, dacă folosești soluția pentru prima dată și chiar dacă ai mai folosit-o, fă un test la începutul zilei.

E recomandat să îți iei minim 15 minute înainte de întâlnire pentru a te pregăti. Un fel de preambul pentru întâlnire, îți iei cafeaua, îți faci părul, îți stabilești lumina și își deschizi documentele adiționale pentru întâlnire. Revenim pe acest subiect.

Dacă folosești ecosistemul Google, Google Hangouts este cel mai la îndemână, când pui întâlnirea în calendar, ai setat și “camera” în care te întâlnești live. Funcționează atât pentru întâlnire 1-la-1 informale, cât și pentru cele formale cu mulți participanți. Dar cu cât sunt mai mulți participanți și dacă vrei să refolosesti conținutul, să îl faci accesibil și altor persoane de exemplu, cu atât trebuie să te apropii mai mult de formatul unui webinar decât al unei întâlniri.

Echivalentul pentru cei care sunt mai apropiați de ecosistemul Microsoft este Skype.

Pentru întâlnirile 1-la-1, cu oameni cu care te-ai întâlnit, dacă discuția video nu aduce neapărat un plus de valoare, e suficient și un apel telefonic pe stil vechi, care la fel că o întâlnire este planificat în calendar și poate fi însoțit de un document colaborativ “shared”, de tipul Google Docs. Poate funcționa foarte bine, fără a mai pune presiune pe “cum mă îmbrac, cum mă aranjez, îmi fac ordine în casă, nu e soare, nu am lumina bună, nu am conexiune bună la internet” și tot așa.

Trebuie să rețineți că apelul telefonic poate fi folosit și în cazul întâlnirilor cu mai mulți participanți, doar că tipul întâlnirii și rolul vostru în întâlnire trebuie să vă permită acest lucru și să nu vă creeze un dezavantaj.

Trebuie verificat  în acest caz  dacă soluția are posibilitatea de a primi apeluri de la un număr de telefon pentru a participa în întâlnire.  În acest caz, eu recomand Zoom, soluție care permite un cadru formal, extins, în care se pot primi apeluri de la numere locale și nu numai, care permite înregistrarea audio și video a întâlnirii pentru a fi trimisă și celor care nu au apucat să participe.

Dar oricare ar fi tehnologia folosită, trebuie să ai în vedere că atunci când ești într-o întâlnire remote trebuie să fii ochi și urechi în discuție, nu să ai 10 tab-uri deschise în browser, să mai scrii un e-mail să dai un Like sau un Share pe Instagram ori să răspunzi la un apel telefonic, chiar dacă nu ești personajul principal în întâlnire. No distraction please.

Apoi trebuie să profiți la maximum de faptul că întâlnirea nu este fizică și să îți notezi, mai ales dacă ești personajul principal în discuție, ideile principale ale într-un document separat. Poți merge atât de departe – recomand când discuția e formală – și să-ți faci “script”, la fel ca atunci când ai înregistra materialul pentru a-l trimite mai departe.

Avantajul este că dacă citești după “script” nu va ști nimeni, tu însă vei ști: că nu bați câmpii, că nu te vei lungi, că vei trata toate subiectele pe care le ai în vedere și la final va fi foarte ușor să trimiți sumarul întâlnirii. Poți să faci “minuta întâlnirii” mult mă ușor, extrăgând informația esențială dacă ai înregistrarea video sau audio și poți să faci ușor asta dacă te asiguri că soluția tehnică îți permite. Nimic nu se pierde astfel.

Dacă nu vrei să faci “script” cu toată informația, cu toate că aș recomanda să îl faci măcar în situația în care te întâlnești cu oameni noi, poți să pui toate ideile sumar într-un document, urmărești documentul și la final îl trimiți. Unii fac PPT-uri cu topic-urile, însă aș folosi o întâlnire video ca un avantaj. Atenția trebuie să fie pe tine, pe limbajul non-verbal, și doar din când în când pe prezentare, acesta trebuie să fie doar suport.

Important este și să folosești tool-uri adiționale de lucru colaborativ: Google Sheets, Google Docs sau alte softuri sau programe pe care puteți lucra simultan, în funcție și de conținutul întâlnirii. Este o întâlnire de tip branstorming, este o întâlnire în care sunt 10 lucruri pe care trebuie să le decidem și discutăm, o întâlnire de conectare sau o întâlnire de feedback tip educațional.

Teamviewer nu e favoritul meu, nu sunt mare fan al soluțiilor care îți controlează dispozitivul, însă e nevoie adesea și de asta. Îl poți utiliza când vrei să faci tu modificări pe dispozitivul interlocutorului. Vrei să îi arăți pe calculatorul lui cum se fac modificări. Vrei să asiști  anumite modificări în interfață.

Și încă ceva pe partea de tehnologie, folosește-te de toate dispozitivele pe care le ai la îndemână, telefonul mobil sau tableta pot fi folosite pe post de cameră video și / sau recorder audio, astfel poți folosi computerul pentru a lucra în documentul colaborativ sau în minută. Fii creativ cu tehnologia pe care o ai la îndemână și folosește-o în avantajul tău.

Când ai întâlniri de conectare, conținutul pregătit înainte poate fi folosit și în acest scop. Poți să arunci un ochi peste profilul de Facebook / Instagram / Linkedin al persoanei cu care ai întâlnirea și cu ușurință poți stabili o conexiune prin conținutul la care a dat Like, pe care l-a publicat etc. Și poți să îți notezi să ai această intervenții care adaugă valoare conversației. După întâlnire poți să trimiți înregistrarea audio sau video și documentul într-un email de “follow up”. Avantajele unei întâlniri digitate sunt imense.

Nu uită însă, orice poate fi un e-mail nu trebuie să fie o întâlnire. Cât despre “walking meetings”, le poți face doar dacă și tu și interlocutorul începeți să va plimbați prin casă, dacă aveți curte sau balcon, poate prin curte și balcon. Cred însă că beneficiul întâlnirilor “remote” este tocmai acela de a folosi cât mai mult tehnologia pentru a scoate cât mai mult dintr-o întâlnire, păstrând totuși și componenta emoțională.

Fotografia unui birou de acasă în vremea Coronavirusului.. Sursa: Alexandru Roșieanu

Articol dintr-o serie de 12 puncte de vedere scrise de profesioniști din marketing, comunicare, media, digital șu business, care au constituit a treilea newsletter special FOMO. Nu știi ce e FOMO? Află aici!